Protokół nr RN 04/2018
z posiedzenia Rady Nadzorczej (RN)
w dniu 19.03.2018 r.

Członkowie obecni na posiedzeniu:
1. Augustyn Ryszard
2. Cyganiak Jacek
3. Duda Przemysław
4. Graś Robert
5. Jarosik Eugeniusz
6. Kicza Tomasz

W całym posiedzeniu uczestniczyli: Prezes Zarządu Włodzimierz Podzerek,
W części posiedzenia uczestniczyła: Główna Księgowa Ewa Szwarc

1. Przewodniczący RN na podstawie podpisanej listy obecności stwierdził zdolność Rady Nadzorczej do podejmowania uchwał.

2. Po zapytaniu czy wszyscy zapoznali się z proponowanym programem, skorygowano plan obrad, następnie przyjęto proponowany porządek obrad.

3. Po zapytaniu czy wszyscy zapoznali się z proponowaną wersją protokołu RN 03/2018 z posiedzenia RN 26.02.2018 r. przyjęto protokoły.
głosów za – 4, przeciw – 0, wstrzymujących – 2

4. Główna Księgowa Pani Ewa Szwarc omówiła plan rzeczowo-finansowy i odpowiadała na szczegółowe pytania członków RN. Poruszono m.in. sprawę wzrostu kosztów energii przy użytkowaniu dźwigów, wzrostu opłat za wody opadowe, kwestię opłat za lokal Dąbrowskiego 18 użytkowany na biura SM (użytkowanie nie jest opłacane, nie stanowi pożytku nieruchomości), kwestię wzrostu opłat za przeglądy, zmniejszenie kosztów funduszu płac i kosztów delegacji, koszty lustracji (rozłożony na trzy lata), wzrostu wydatków gospodarczych (remont biur SM – wykonanie zabezpieczeń w związku z wymogami RODO-bezpieczeństwo danych osobowych). Pani Szwarc wyjaśniła, że dotychczas odpisy na konserwacje i remonty dźwigów były rozliczane w funduszu remontowym, a wg lustratorek konserwacje nie mogą stanowić kosztów remontu lecz eksploatacji, dlatego obecnie odpisy na dźwigi będą dzielone. P.Duda – Czy kwoty zbierane przez Norwida na wykup są ujęte w planie rzeczowo finansowym? Nie, one są złożone na koncie na lokacie terminowej i nie mogą być użyte do żadnych innych celów. Wypłata tych środków może nastąpić tylko uchwałą RN. Każde mieszkanie z Norwida ma własny odpis, część lokali wycofywało wpłaty.

5. Podjęcie uchwały:

Uchwała nr RN 01/04/2018
Rady Nadzorczej SM „BLOK” z dnia 19.03.2018 r.
w sprawie planu rzeczowo-finansowego na 2018 r.

Rada Nadzorcza zatwierdza plan rzeczowo-finansowy na 2018 r. w wersji będącej załącznikiem nr 1 do tej uchwały.

Nad uchwałą głosowało: 6 członków, głosów za – 6, przeciw – 0, wstrzymujących się – 0
Uchwała została przyjęta i wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Posiedzenie opuściła Główna Księgowa – E. Szwarc

6. Rada podjęła działania związane z rezygnacją  z pełnienia funkcji Członka Zarządu przez Łukasza Hojana. Rada wybrała Komisję Skrutacyjną w składzie: J. Cyganiak i R. Graś.

Uchwała nr 2/04/2018
Rady Nadzorczej SM „BLOK” z dnia 19.03.2018 r.
w sprawie odwołania Łukasza Hojana z funkcji Członka Zarządu

Rada Nadzorcza odwołuje Łukasza Hojana z funkcji Członka Zarządu z dniem 31.03.2018 r.

Głosowanie było tajne. Komisja Skrutacyjna po przeliczeniu głosów, stwierdziła, że wszystkie głosy są ważne. Nad uchwałą głosowało: 6 członków, głosów za – 6, przeciw – 0, wstrzymujących się – 0
Uchwała została przyjęta i wchodzi w życie z dniem podjęcia.

7. Dyskutowano zakup dźwigów na Dąbrowskiego 18. Prezes poinformował, że wstępnie została wybrana firma Windy Sp. Jawna i powiadomiona, a umowa czeka na podpisanie. Prezes zauważył, że przy takiej kwocie inwestycji (60-240 tys. zł) należy utworzyć komisję, która dokona wyboru ofert. Komisja składa się z 2 pracowników Spółdzielni oraz 2 członków Rady. Prezes nie wiedział w styczniu, że jest regulamin, który reguluje tę procedurę. Przewodniczący RN zwrócił uwagę, że regulamin ten z pewnością powinien znać p. Hojan oraz pracownik zajmujący się remontami i oni powinni zwrócić na to uwagę. Rada jednogłośnie wybrała do komisji E. Jarosika i T. Kiczę. Przewodniczący RN zwrócił uwagę, że jedna z firm kwestionowała możliwość montażu dźwigów wg przedłożonej specyfikacji oraz konieczność wykonania prac remontowych dostosowujących. T. Kicza wyjaśnił, że chodzi o windę przystosowaną dla osób niepełnosprawnych, z czego wynika konieczność poszerzenia otworu drzwi. Firma ta wskazała również na niezgodność specyfikacji z normą i dyrektywą. Rada podjęła decyzję o niegłosowaniu nad uchwałą w sprawie zakupu dźwigów na Dąbrowskiego 18 do czasu wyników prac Komisji, gdyż należy postępować zgodnie z regulaminem. Zarząd powinien zamieścić informację o planowanym zakupie dźwigów na stronie internetowej i którymś portalu lub rozesłać bezpośrednio do firm poznańskich lub okolicznych. Prezes uzupełnił informację, że przedstawiciel f-my Windy (p. Grzybowski) mówił, że zwlekając możemy nie zmieścić się z realizacją w tym roku. RN wskazała, że termin realizacji powinien być zawarty w specyfikacji. Zdaniem RN wobec osób postępujących niezgodnie z regulaminem powinny być wyciągnięte konsekwencje.
Posiedzenie RN opuścił E. Jarosik.

8. Dyskusja dotycząca wyboru członka Zarządu. Żaden z członków Rady nie wyraził chęci tymczasowego pełnienia funkcji członka Zarządu. Rada ustaliła, że 23.03.2018 odbędzie się posiedzenie RN i zostaną ustalone kryteria i tryb powołania na funkcję członka Zarządu zgodnie z regulaminem.

9. Dyskusja dotycząca. protokołu lustracji za lata 2015-2017. Omówiono zastrzeżenia i wątpliwości dotyczące zapisów w protokole lustracyjnym. Rada oczekuje na list polustracyjny. J.Cyganiak zgłosił swoje zastrzeżenia i wątpliwości do protokołu lustracyjnego, m.in. jego zdaniem uwagi powinny być poparte konkretnym wskazaniem nieprawidłowości. Przewodniczący odnosząc się do cytowanych fragmentów opinii wyraził pogląd, że jego zdaniem opinie te odnoszą się do RN jako całości i RN powinna je traktować jako cenne wskazówki. Wyjaśnił jednocześnie, że lustratorki działały wg ściśle określonych przez Związek Lustracyjny ram, badając dokumenty wyrywkowo. Natomiast szczegółowe badania określonych obszarów są możliwe, lecz wymagają oddzielnego zlecenia do Związku Lustracyjnego i oczywiście oddzielnej zapłaty. Po zakończeniu lustracji Związek Lustracyjny przesyła list polustracyjny z wnioskami i propozycjami działań dla Spółdzielni. Wnioski te powinny być poddane pod głosowanie najbliższemu WZ, które decyduje o tym, które z wniosków powinny być wykonane. O sposobie realizacji wniosków Zarząd powinien informować Związek Rewizyjny oraz RN i WZ, czego wg lustracji nie wykonano. Zastrzeżenia do lustracji i protokołu można zgłosić do Związku Lustracyjnego, lecz na lustratorów w trakcie lustracji nie można wywierać żadnych nacisków.

10. Rada podjęła temat zmian w statucie i regulaminach. J.Cyganiak zgłosił uwagę dotyczącą regulaminu porządku domowego; uważa za nieprecyzyjny zapisu dotyczący pomieszczeń ogólnego użytku oraz doprecyzowanie cykliczności wykonywanych czynności np. mycie okien. R.Augustyn podkreślił, że regulamin ten powinien już jednoznacznie precyzować obowiązki SM sprzątania i mycia korytarzy i klatek schodowych. W sprawie Regulaminu Zarządu należy się zastanowić nad określeniem kto i w jakim zakresie zleca, nadzoruje i odpowiada w Zarządzie. Zostanie także przygotowana i rozesłana przez Prezesa Podzerka propozycja nowego Regulamin Zarządu. Prezes Podzerek zaproponował poprawkę dotyczącą zapisu w rejestrze członków obejmującą dłużników. Poruszono sprawę oprogramowania SM i obniżenia kosztów licencji użytkowania. W sprawie nowelizacji Statutu Zarząd przedstawił propozycję zmian w zakresie uzupełnienia rejestru członków o informację o zadłużeniu oraz usunięcia zapisów dotyczących spraw, których nasza Spółdzielnia nie prowadzi. Członkowie mogą zgłaszać pomysły nowelizacji, bez konieczności opracowywania szczegółowego zapisu – to wykona Zarząd. Zarząd zaproponował również zapis w statucie o windykacji należności.

11. Sprawy wniesione:
♦ Prezes Podzerek zgłosił propozycję ryczałtu na telefon dla niego, podobnie jak mają inni pracownicy, na co R. Augustyn zaproponował sprawdzenie kosztów abonamentu grupowego dla firm, gdyż mogą okazać się korzystniejsze.

♦ R. Graś zgłosił potrzebę zajęcia się zmianami w strukturze organizacyjnej SM „BLOK” i przygotowaniem naboru na Członka Zarządu. Ustalono, że telefonicznie członkowie zaproponują wymagania i kryteria oceny, a Prezydium RN prześle opracowane na ich podstawie projekty uchwał. RN powinna dokonać wyboru do końca marca.

♦ Ustalono terminy kolejnych posiedzeń RN na 23.03.2018, 28.03.2018 oraz wstępnie 09.04.2018 r.

12. Ponieważ brak był innych wniosków i omówiono wszystkie tematy programu posiedzenia, przewodniczący RN zamknął posiedzenie.

Na tym protokół zakończono i podpisano.

Przewodniczący Rady Nadzorczej  Ryszard Augustyn 

Zastępca Przewodniczącego Rady Nadzorczej  Przemysław Duda

Poznań, 19.03.2018 r.